Comptabilisation des notes de frais : les éléments essentiels

Les frais professionnels désignent des dépenses réalisées par un salarié (ou un chef d’entreprise) dans le cadre de ses missions : repas, frais de déplacement, logement…

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La note de frais est une synthèse des dépenses faites par le salarié (ou le patron), remise à l’entreprise pour comptabilisation. Elle est obligatoire, tout comme le remboursement des dépenses, car elle permet à l’équipe comptable d’enregistrer les charges d’exploitation dans la comptabilité de l’entreprise.

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En termes d’échéance, le salarié doit remettre la note de frais à l’entreprise dans un délai raisonnable (légalement 3 ans mais dans les faits, l’entreprise peut réduire cet intervalle et le notifier dans sa politique de dépenses). Cette dernière doit ensuite procéder au remboursement de ces dépenses dans un délai acceptable (en général, un mois).

Quelles méthodes utiliser pour comptabiliser une note de frais ?

La nature de la dépense peut inciter l’entreprise à choisir l’une ou l’autre des méthodes. Certaines dépenses doivent impérativement être remboursées selon la méthode forfaitaire tandis que d’autres peuvent être remboursées en fonction des frais engagés.

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Les frais kilométriques pour les salariés utilisant leur véhicule personnel, les dépenses de déplacement (et en particulier de grand déplacement), la mobilité professionnelle ou encore les indemnités de repas en déplacement, s’évaluent forfaitairement.

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Les autres types de frais peuvent s’estimer en fonction de la valeur réelle dépensée.

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Il y a cependant des exceptions : les commerciaux terrain par exemple, peuvent bénéficier d’une réduction forfaitaire de 30%.

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Quelle que soit la méthode retenue, la déduction des frais sur le bénéfice imposable doit s’appliquer.

La méthode de valeur réelle

Cette méthode se base sur des frais ayant effectivement eu lieu : pour avoir droit à un remboursement, l’employé doit pouvoir justifier ses dépenses :

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• Un repas doit être justifié au moyen d’une facture ou d’un ticket d’addition
• Le remboursement d’un déplacement nécessite de joindre la facture du billet de train, d’avion, ou le titre de transport
• Les dépenses liées au logement s’accompagnent d’une facture éditée par l’hôtel

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La méthode forfaitaire

Cette méthode consiste à accorder un montant de dépenses (forfait). Si les dépenses engagées sont supérieures à ce montant, la différence sera à la charge de l’employé.

La méthode forfaitaire doit être appliquée dans les cas suivants :

• dépenses réalisées en télétravail
• achats d’appareils de nouvelle technologie à des fins professionnelles
• frais de déménagement suite à  mobilité professionnelle géographique
• indemnités versées aux salariés sous contrat étranger en mission sur le territoire
• note de frais de repas excessive : l’URSSAF estime qu’au-delà d’un repas d’affaire par semaine, la dépense doit être considérée comme un avantage en nature

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L’entreprise détermine donc un montant fixe pour chaque type de frais en s’appuyant sur le  barème URSSAF et la politique interne de l’entreprise. Les dépassements ne pourront pas être remboursés. Ils seront soumis à cotisations sociales pour l’employeur et à impôt sur le revenu pour le salarié (à l’instar des avantages en nature).

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Il existe toutefois une exception pour les gérants minoritaires de SARL et les dirigeants non-salariés, qui ne peuvent pas comptabiliser leurs notes de frais au forfait.

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La méthode au forfait permet en résumé d’alléger la gestion des factures, et offre un vrai gain de temps aux équipes comptables.

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Attention, l’entreprise doit pouvoir prouver (par une confirmation de rendez-vous, une note de frais validée, une preuve de dépense…) le caractère professionnel de chaque dépense couverte par l’allocation forfaitaire.

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Bon à savoir : fixer un barème en-dessous de celui de l’URSSAF expose l’employeur à d’éventuelles poursuites de la part d’un salarié se sentant lésé et demandant un recours devant le conseil des Prud’hommes.

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Quels sont les comptes à utiliser pour comptabiliser une note de frais ?

Une note de frais doit être enregistrée dans le journal des achats de l’entreprise, puis créditée et débitée dans les comptes correspondants.

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Il faut débiter le montant des frais HT dans le compte de charges correspondant aux frais.

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Voici quelques exemples :

• 6251 “Voyages et déplacements” pour les frais de déplacements professionnels (train, avion, taxi, stationnement, péage)
• 6256 “Missions” pour les frais de transport, de logement et de restaurant (hors invitation client)
• 6257 “Réceptions” pour une invitation client ou une réception au sein de l’entreprise
• 626 “Frais postaux et de télécommunication” pour les frais d’appels téléphoniques
• 6064 “Rachats” pour les fournitures administratives
• 6234 “Cadeaux à la clientèle” pour les cadeaux clients

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Vous pouvez créer autant de subdivisions que souhaité à l’intérieur de chaque compte de charge.

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Si la TVA est déductible, alors vous devez débiter le montant de la TVA du compte 4456 (TVA déductible).

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Si les frais sont soumis à cotisations sociales comme les indemnités kilométriques (IK), vous devez inscrire le montant des cotisations dans le compte 6414 (Indemnités et avantages divers) ou 647 (Autres charges sociales) pour les trajets domicile-travail.

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Vous devrez ensuite créditer le compte 421 (Personnel – Rémunérations dues) ou 467 (Autres comptes débiteurs ou créditeurs). Si l’entreprise a versé un acompte sur la note de frais, il vous faudra porter la dépense sur le compte  425 (Personnel - Avances et acomptes).

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Si la note de frais émane du chef d’entreprise, le montant doit être crédité sur le compte des crédits du dirigeant : 108 (Compte de l’exploitant) ou 4551 (Compte courant d’associé) selon le cas.

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Pour clôturer la comptabilisation, il ne vous restera plus qu’à solder le compte 467001 dans le journal de banque.

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En principe et selon le Code du Travail, le remboursement des frais doit figurer sur le bulletin de salaire. Attention : un décalage est possible entre l’édition du bulletin de paye qui est mensuel, et le remboursement des frais réels qui ne se fait pas forcément à intervalles réguliers.

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Les remboursements ayant lieu en même temps que le paiement du salaire figureront sur le bulletin de paie. Si le salarié peut se faire rembourser au fur et à mesure de la présentation des justificatifs, ils n’y apparaîtront pas forcément.

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Pour finir et afin d’éviter un redressement de la part de l’URSSAF ou de l’administration fiscale, voici quelques suggestions :

• Concevoir et diffuser une politique de voyage (ou de dépenses et d’achats) à la fois claire et exhaustive

• Récolter les justificatifs adéquats en fonction de la nature de la dépense

• Conserver les tickets de caisse et les factures 10 ans minimum
• Respecter les délais

• Définir un moyen de paiement à utiliser pour les dépenses professionnelles

• Suspendre le remboursement en cas de justificatif manquant
• Contrôler et valider les notes de frais grâce à un processus clair

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Simplifier la comptabilisation des notes de frais avec Regate

Regate simplifie la gestion des notes de frais en proposant une application qui numérise, stocke et conserve les justificatifs via l’extraction de données (OCR). Une équipe dédiée assure ensuite la vérification des données. Et cerise sur le gateau : une fois numérisés, les justificatifs sont à valeur probante pour l’administration fiscale. Plus besoin donc de garder la version papier.

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Regate vous permet ensuite d'effectuer le traitement des pièces justificatives de bout en bout et génère les bonnes imputations comptables et analytiques pour intégration dans votre logiciel de comptabilité. L’ outil vous permet également d’optimiser la gestion des charges constatées d’avance (CCA) et très bientôt des factures non parvenues  (FNP).

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Vous pouvez ensuite paramétrer des règles d’approbation d’après un large choix de critères : fournisseurs, montants, imputations analytiques…

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Avec Regate, vous pouvez également mettre des  cartes de paiement professionnelles à disposition des collaborateurs régulièrement en déplacement, afin d’alléger la gestion de leurs notes de frais.

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Et au-delà de la gestion des notes de frais et des cartes bancaires collaborateur, Regate  simplifie également la gestion de vos dépenses (demandes d’achat, suivi budgétaire…), faisant de la plateforme un véritable cockpit financier.

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