Dématérialisation des factures

Logiciel de dématérialisation des factures : guide complet pour choisir le bon outil

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La dématérialisation des factures est un enjeu fort. Voyons ensemble pourquoi il est important de s’équiper du bon logiciel et quels critères prendre en compte pour bien le choisir.

Pourquoi s’équiper d’un logiciel de dématérialisation des factures ?

Se doter d’un logiciel de dématérialisation des factures permet la réduction des coûts de traitement des factures grâce à la suppression des tâches répétitives et fastidieuses et à la réduction des erreurs. L’outil permet aussi de bénéficier du stockage centralisé des documents et de ne plus avoir recours au papier.

De plus, s’équiper d’un outil de dématérialisation permet d’améliorer l’efficacité opérationnelle et la productivité de toute l’entreprise. Passer aux factures 100% digitales offre en effet un gain de temps considérable grâce à l’automatisation du traitement des factures clients et fournisseurs :  réception, enregistrement, approbation, relances automatiques, etc. Il permet également de simplifier la mise en place d’une Piste d’Audit Fiable et réduit la risque de fraude. 

Mais au-delà du traitement, c’est le stockage centralisé à partir d’un point d’entrée unique qui permet également aux équipes de gagner en productivité : elles bénéficient ainsi d’un accès plus rapide et en temps réel à l’ensemble des documents et informations relatives aux dépenses.
Cette fonctionnalité s’avére utile à toutes les équipes : le service client peut rechercher plus facilement une facture émise, le service commercial peut vérifier une information présente sur une facture en un clic et les service Marketing ou RH peuvent vérifier leurs coûts en temps réel. 

Le recours à un logiciel de gestion des e-factures aide également à avoir une meilleure visibilité et donc un meilleur suivi financier. Cela est rendu possible grâce à une vue d’ensemble sur tous vos processus et vos transactions et permet ainsi d’améliorer la gestion de vos dépenses.

Pour finir, utiliser un logiciel de dématérialisation des factures puissant (incluant des fonctionnalités d’automatisation des traitements)  va vous permettre de renforcer la communication avec vos fournisseurs (en évitant les retards de paiement) mais également d’optimiser votre trésorerie (en évitant de payer avant la date d’échéance).

Obligation légale de dématérialiser les factures d’ici à 2024

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises qui proposent des produits et services à destination du secteur public ou des marchés publics ont l’obligation d’émettre leurs factures sous format électronique. Elles sont transmises aux établissements publics par voie électronique via la plateforme Chorus Pro.

D’ici le 1er juillet 2024, cette obligation sera généralisée également au secteur privé : toutes les entreprises (assujetties à la TVA et établies en France) devront accepter la réception des factures électroniques. Quant à l’obligation d’émettre la facture électronique, elle se fera progressivement jusqu’en 2026, à commencer par les grandes entreprises, puis les entreprises de taille intermédiaire, suivies des petites et moyennes entreprises et enfin les micro-entreprises.

Il est donc recommandé de préparer dès maintenant son entreprise à ce changement de paradigme, pour s’assurer de mettre en place la solution la plus adaptée en amont de l’échéance et éviter ainsi les mauvaises surprises. 

Quelles sont les fonctionnalités indispensables d’un logiciel de dématérialisation des factures ?

Un bon logiciel ne se contente pas de gérer la numérisation des factures émises et reçues. 

Selon nous, 7 autres critères sont à prendre en compte pour faire le bon choix : 

 Un système OCR performant

Il permet de dématérialiser rapidement une facture au format papier à partir d’une photo ou d’un scan en la convertissant au format numérique : il ne vous restera plus qu’à la vérifier, avant de  la traiter. Le recueil automatique des données permet de gagner du temps et de réduire les erreurs de saisie. Il doit donc être à la fois rapide et fiable. 

Un contrôle de conformité fiscale de vos factures

Un bon logiciel doit aussi permettre d’assurer la conformité fiscale c’est-à-dire être en mesure de vérifier l’identité du fournisseur (destinataire), celle de l’émetteur, ainsi que la conformité des champs et des mentions obligatoires au regard de l’administration fiscale tels que le numéro de TVA intracommunautaire ou encore le SIREN. 

Imputation comptable : le rapprochement des factures et des bons de commande

Il est également  important que votre logiciel puisse procéder de façon automatique aux rapprochements entre une facture dématérialisée et son bon de commande et leurs imputations comptables et analytiques afin de vous faire gagner du temps dans la génération des écritures. 

L’automatisation de la gestion de vos circuits d’approbation

Certains logiciels offrent la possibilité de mettre en place et de paramétrer ses propres circuits d’approbation, en fonction par exemple du type de transaction. Cela vous permet de garder la main sur les validations tout en fluidifiant vos processus de facturation.

Le stockage et l’archivage des factures et des données

Les factures et les données doivent respecter plusieurs conditions de stockage et d’archivage électronique. Elles doivent tout d’abord être stockées, archivées et conservées dans un espace sécurisé. Comme pour les factures papier, les factures dématérialisées doivent être conservées pendant 6 ans au regard du code général des impôts et 10 ans pour le droit commercial. Elles doivent être accessibles facilement et à tout moment, d’où l’importance du moteur de recherche permettant d’y accéder. 

La gestion des paiements

En choisissant un outil de dématérialisation qui gère également les paiements, vous pourrez payer facilement et via un point d’entrée unique tous vos fournisseurs en temps et en heure. Vous aurez alors une plus grande visibilité sur toutes vos transactions (passées, en cours ou à venir) ce qui vous permettra d’améliorer le suivi de vos dépenses. 

La sécurité de vos données

Pour assurer la sécurité de vos données, chacune de vos factures doit être horodatée, cryptée, apposée d’une signature électronique pour le format PDF ou JPEG (ou être traitée via une plateforme d’EDI) et conforme aux normes professionnelles (AFNOR NF 42-026, ISO 15489) afin de garantir sa lisibilité, son intégrité et son authenticité.

Les plus de Regate : un logiciel de dématérialisation complet, au service d’un traitement facilité 

Partant de l’arrivée de la facturation électronique et conçu par des équipes de comptables, le logiciel Regate a été pensé comme un cockpit financier à 360° afin de permettre le traitement des factures de bout en bout (de la numérisation à la génération de l’écriture directement dans la comptabilité).

Il est doté d’un puissant outil d’OCR qui automatise la numérisation, la collecte et l’extraction des données à partir d’une facture prise en photo ou scannée. En complément, notre équipe comprend également une équipe d’experts chargée de vérifier la bonne conformité des factures. Ce service vous permet de bénéficier d’une fiabilité maximale qui vient s’ajouter à un outil déjà performant. Ainsi, les erreurs manuelles ne sont pas seulement réduites mais totalement éliminées.

La plateforme Regate met à disposition une interface sécurisée pour le paiement de vos factures fournisseurs (virements SEPA sécurisés ou par cartes bancaires Regate). Elle vous permet également d’améliorer votre conformité financière via la mise en place de circuits d’approbation digitaux, paramétrables selon votre organisation. 

Via le module de gestion des dépenses, Regate vous donne une vue d’ensemble sur toutes les dépenses de vos collaborateurs qui peuvent emettre des demandes d’achat ou de cartes bancaires virtuelles ou physique. 

Vous pouvez également imputer automatiquement les montants de vos transactions sur le bon budget et bénéficiez ainsi d’un suivi budgétaire complet et en temps réel.  L’imputation peut se faire par projet ou par centre de coûts via des imputations analytiques. 

Regate s’interface automatiquement avec votre logiciel comptable (Sage, Cegid, QuickBooks, Xero, NetSuite etc). Cette intégration vous permet d’avoir toutes les données actualisées en temps réel dans votre comptabilité. Elle vous évite également d’avoir à saisir deux fois la même information. 

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Et si vous testiez Regate ?

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